Bonne pratique 54
OBJECTIF : UNE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE RÉGULIÈRE, SINCÈRE ET CONTRIBUANTÀ DONNER UNE IMAGE FIDÈLE
F1.2 #54 à 56 Tenue et traitements comptables
Les outils logiciels et matériels de tenue de comptabilité sont adaptés à la taille et à la complexité de l’entité. Ils sont sécurisés et régulièrement mis à jour.
Pourquoi ?
De manière pragmatique, l’objectif de la BP est d’alerter sur le besoin de suivre l’évolution de la structure, de sa taille, de sa complexité ici concernant ses outils logiciels et de tenue de comptabilité.
Il est important de s’assurer que ces outils sont sécurisés notamment en termes d’accès, qu’ils sont mis à jour selon les modifications des règles comptables et, le cas échéant, selon les besoins.
Comment ?
Revue, avec le responsable de la comptabilité, des logiciels concourant à la production de l’information comptable, description des transferts (flux) d’informations entre eux, des organigrammes avec définition des tâches des différents intervenants, internes ou externes (cabinet d’expertise comptable).
Lorsqu'il y a recours à un expert-comptable, on veillera à bien délimiter les rôles respectifs du personnel de l'association et de l’expert-comptable.
Existence de procédures de sauvegarde des données (testées régulièrement) et de règles d'accès précises. Un double système de sauvegarde (sur deux lieux de stockage différents) peut être également très utile en cas de sinistre majeur. Quelle que soit la taille de l'organisation, les outils en place doivent permettre l’enregistrement régulier des transactions (salaires, factures émises ou reçues, dons,...) et un rapprochement aisé avec la position du/des compte(s) courant(s) bancaire(s).
Critères qualitatifs ?
Date de dernière mise à jour de la version du logiciel permettant de rassurer sur la mise à jour de celui-ci.
Présence d’une cartographie du système informatique (logiciels, flux).
Prise en compte des derniers changements (par exemple s’assurer les seuils réglementaires ont bien été remis à jour selon la réglementation).