Bonne pratique 22

OBJECTIF : UNE GESTION DÉSINTÉRESSÉE ET TRANSPARENTE
G3.1 #19 à 24 Une gestion désintéressée et transparente

Les dirigeants communiquent annuellement à l’entité la liste de toute autre entité dans laquelle ils exercent des fonctions d’administration ou de direction.

Pourquoi ?

  • L’objectif est de prévenir /éviter / réduire les risques de conflits d’intérêt des dirigeants avec d’autres activités exercées dans d’autres entités.
  • RAPPEL : « Un conflit d’intérêt est une situation dans laquelle une personne ayant un poste de confiance, tel qu’un dirigeant d’entreprise, a des intérêts professionnels ou personnels en concurrence avec la mission qui lui est confiée. De tels intérêts peuvent la mettre en difficulté pour accomplir sa tâche avec impartialité. Même s’il n’ y a aucune preuve d’actes préjudiciables, un conflit d’intérêt peut créer une apparence d’indélicatesse susceptible de miner la confiance en la capacité de cette personne à assumer sa responsabilité ».

Comment ?

  • Concerne les membres de l’OCA, les présidents des comités spécialisés et les membres du Comité de direction ayant une responsabilité décisionnelle de l’association.
  • Une déclaration annuelle est à faire par chaque administrateur listant ses fonctions d’administrateurs/de direction dans d’autres structures. Idéalement, elle pourra inclure la mention des intérêts professionnels ou financiers du conjoint, et des enfants dans les structures ayant des relations contractuelles avec l’entité.
  • Une analyse des réponses est faite sur conflits d’intérêt potentiels et une décision collégiale finale est prise si nécessaire.
  • Préciser qui est en charge de l’analyse permettant d’assurer une analyse indépendante (par exemple analyse réalisée par le Comité de vigilance).

Critères qualitatifs ?

  • La déclaration est organisée et formalisée (voir également B.P. 24).
  • La déclaration est faite annuellement.

Questions / Commentaires

  • Il s’agit d’un engagement moral des membres du conseil d’administration. Pour considérer que cette bonne pratique est appliquée, il s’agit donc que l’organisme ait mis en place des mécanismes pour sensibiliser ses membres sur ce sujet et qu’il en assure un contrôle.

Conflits d'intérêts (B.P. 22, B.P. 23, B.P. 24)

  • Déclarations annuelles des administrateurs
  • Procédures d’accord préalable
  • Rapport spécial sur les conventions réglementées

Un tableau commun peut être réalisé sur base des 3 exemples ci-dessous :

Exemple de tableau B.P. 7

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 Nom Prénom Nationalité Date de naissance Fonction au sein de l'OBNL Profession / Entreprise Membre CA Date d'entrée au CA Date de renouvellement (prochain) Nombre de renouvellement cumulé à date Commentaire
1 XXXXX XXXXX XXXXX YY/WW/ZZZZ XXXXX XXXXX Oui / Non YY/WW/ZZZZ ou N:A YY/WW/ZZZZ ou N:A #renouvellement ancienneté X ans
fondateur ...

Exemple tableau B.P. 19
# Nom Prénom Nationalité Date de naissance Fonction au sein de l'OBNL Professione / Entreprise Membre CA Rémunération par l'OBNL Commentaire
1 XXXXX XXXXX XXXXX YY/WW/ZZZZ XXXXX XXXXX Oui Oui / Non ...

Exemple tableau B.P. 22
# Nom Prénom Nationalité Date de naissance Fonction au sein de l'OBNL Profession / Entreprise Membre CA Liste des mandats externes à l'OBNL Commentaire
1 XXXXX XXXXX XXXXX YY/WW/ZZZZ XXXXX XXXXX Oui   ...