Bonne pratique 23

OBJECTIF : UNE GESTION DÉSINTÉRESSÉE ET TRANSPARENTE
G3.1 #19 à 24 Une gestion désintéressée et transparente

Les conventions (achats, financements, autres) avec les dirigeants ou toute entité liée aux dirigeants font l’objet d’une procédure préalable de l’organe collégial d’administration dans les formes et conditions légales. Les conventions entre entités d’un même réseau sont concernées par cette procédure.

Pourquoi ?

  • RAPPEL : Convention Réglementée : Toute convention intervenant directement ou par personne interposée entre l’organisme et un de ses dirigeants (administrateurs, directeurs) doit être soumise à l’autorisation préalable de l’OCA. Cette Convention est dite réglementée.
  • Objectif: Eviter / réduire les risques de conflits d’intérêt des dirigeants avec d’autres activités exercées dans d’autres entités.

Comment ?

  • Concerne : les membres des organes d'administration ou de direction ou membre de comités spécialisés essentiels (qui détiennent un pouvoir d’engagement financier).
  • Les dirigeants sont informés / sensibilisés et il leur est rappelé annuellement qu’ils doivent informer ou demander l’autorisation préalable de l’OCA pour toutes les conventions nouvelles ou existantes.
  • Point d’attention: le rapport du CAC est fait sur base des déclarations reçues et en ce sens n’est pas une garantie d’exhaustivité.

Critères qualitatifs ?

  • La déclaration est organisée et formalisée via une procédure.
  • La déclaration est faite annuellement.

Questions / Commentaires

S’agit-il ici d'une “Procédure préalable” ou bien plutôt d’une “demande d’autorisation
préalable”

  • Ici, il est demandé à l’entité de formaliser sa procédure qui peut être au choix: une autorisation préalable ou bien une information préalable de l’OCA, le cas échéant selon les limites qu’elle a défini en termes d’activité et/ou de montant.

Par ailleurs, la mention « dans les formes et conditions légales » fait référence aux conventions réglementées sur lesquelles le CAC fait un rapport obligatoire pour les entités du secteur marchand et des associations. Le rapport du CAC sur les conventions réglementées n’est pas requis par la réglementation pour les fondations et les fonds de dotation même s’il est souhaitable (ce rapport pourrait cependant être réalisé mais sur demande de l’OCA).

Conflits d'intérêts (B.P. 22, B.P. 23, B.P. 24)

  • Déclarations annuelles des administrateurs
  • Procédures d’accord préalable
  • Rapport spécial sur les conventions réglementées

B.P. 23 / B.P. 24 - PROCÉDURE D'AUTORISATION PRÉALABLE DES CONVENTIONS RÉGLEMENTÉES

Le cas échéant, lorsque l’on choisit de mettre en oeuvre une procédure d’autorisation préalable, celle-ci doit respecter les étapes suivantes :

  1. Le membre de l’OCA qui souhaite proposer une convention réglementée, doit présenter une proposition de convention lors d’une réunion de l’OCA. Pour que cette instance puisse prendre une décision éclairée, l’intéressé doit apporter tous les éléments de comparaison pertinents (résultat d’une consultation des autres acteurs du marché, par exemple).
  2. L’OCA doit ensuite approuver la convention et documenter cette décision dans le PV de réunion.
  3. Dans le mois qui suit, le CAC doit être informé de cette convention réglementée.
  4. Dans le cadre de la certification des comptes, le CAC doit mentionner cette convention lors de l’établissement du rapport spécial sur les conventions réglementées.
  5. Lors de son intervention devant l’Organe Délibérant dans le cadre de l’assemblée générale annuelle, le CAC présente son rapport sur les comptes annuels et commente les conventions réglementées.
  6. Les conventions réglementées sont alors soumises à l’approbation de l’AG dans le cadre d’une résolution.

A noter que la convention réglementée peut être mise en place dès son approbation par le CA et donc sans attendre la soumission à l’Assemblée Générale.
Les conventions réglementées non approuvées par l’assemblée générale produisent néanmoins leurs effets. Mais, les conséquences préjudiciables à l’association pourront être mises à la charge, individuellement ou solidairement, des dirigeants concernés.