Bonne pratique 56

OBJECTIF : UNE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE RÉGULIÈRE, SINCÈRE ET CONTRIBUANTÀ DONNER UNE IMAGE FIDÈLE
F1.2 #54 à 56 Tenue et traitements comptables

La traçabilité entre les écritures et les pièces justificatives est avérée dans les deux sens, y compris dans les comptabilités auxiliaires d’établissements.

Pourquoi ?

On veut s’assurer ici de pouvoir remonter de l’écriture à la pièce et de la pièce à l’écriture.

RAPPEL : le traitement comptable de l’information financière s’accompagne d’une traçabilité de l’information entre la pièce justificative et l’écriture comptable. En présence de multi-établissements, l’ensemble des processus comptables est harmonisé et permet une agrégation des données financières.
La BP rappelle dans ce contexte qu’un processus comptable harmonisé et documenté participe à la qualité de la donnée de base, et plus largement à la qualité de l’information financière.

Comment ?

Le dispositif de contrôle interne doit permettre d’assurer un référencement croisé des données, permettant l’exhaustivité du traitement comptable tout en garantissant l’absence de double comptabilisation. En présence d’établissements multiples et de comptabilités décentralisées, les processus comptables doivent être harmonisés dans leurs plans de comptes, les procédures et modes opératoires.

Les pièces auxiliaires comprennent la référence de l’écriture de comptabilité générale. L’écriture de comptabilité générale comprend la référence de la pièce de la comptabilité auxiliaire. Ces éléments peuvent être alimentés de manière automatique. Le processus de rapprochement doit exister (automatiquement ou manuellement).

2 cas différents de difficultés :

  1. Si la comptabilité d'une association est tenue en utilisant un logiciel de comptabilité générale distinct de logiciels "auxiliaires" ou "métiers", il faut effectivement pouvoir remonter au document justificatif à partir de la comptabilité générale et donc s'assurer de la bonne intégration de la compta auxiliaire.
  2. Si une association gère plusieurs "département comptables" décentralisés et non intégrés dans un logiciel unique, de même, la traçabilité des flux doit être assurée, y compris ceux "inter-départements".

Ces difficultés sont moins présentes avec l'avènement des logiciels intégrés.

Critères qualitatifs ?

Existence de procédures de référencement automatiques ou manuels, classement et archivage papier et informatique favorisant la traçabilité.
Pour les organisations multi-établissement, existence d’un référentiel commun, comptable et analytique.
Rapprochement manuel formalisé ou automatisé le cas échéant.

Questions / Commentaires

Selon la taille de l’organisme, le système peut être plus ou moins simplifié : simple logiciel de saisie comptable ou logiciel intégré.

Lien avec le rôle pur du commissaire aux comptes : Ici on s’assure a minima que l’organisme a bien un système comptable. La question est en effet réglée si on a une certification sans réserve.

FOCUS : TRAÇABILITÉ DES ÉCRITURES ET PIÈCES JUSTIFICATIVES

RAPPEL :

Les situations de terrain sont très variées entre :

  1. une entité dotée d’un logiciel moderne disposant d’un processus d’attache à une écriture de la pièce justificative numérisée, et de transferts de fichiers sécurisés avec des logiciels spécifiques qui l’alimente (paie, banque, facturation, etc.) ;
  2. une entité restée sur des versions anciennes de logiciels comptables n’apportant pas les fonctionnalités ci-dessus ;
  3. des entités multi sites organisées avec des comptabilités d’établissements tenues distinctement sur place :
    1. soit en réseau (dans ce cas, la question de la conservation sur place et de l’indexation des pièces jointes est à assurer) ;
    2. soit autonomes (pas de fonctionnement en réseau) qui nécessitent une centralisation à intervalle régulier. Dans ce dernier cas la sécurisation des flux d’information et des écritures, et leur contrôle, sont à questionner fortement.

Une comptabilisation centralisée d’opérations décentralisées pose aussi la question de la sécurisation du flux d’informations en amont de la comptabilité et de la transmission des pièces justificatives.