Bonne pratique 65
OBJECTIF : UN OUTIL DE GESTION BUDGÉTAIRE PERFORMANT, COHÉRENT ET FIABLE
F3.1 #65 & 66 Comptabilité analytique multiaxiale
B.P. 65 – Continuité : L’imputation des emplois et ressources par Origine ou Destination (C.R.O.D.), par missions ou rubriques du C.E.R. est établie préférentiellement lors de leur comptabilisation, et non par retraitement manuel a posteriori. Les différentes imputations (par nature, par origine ou destination et par mission) sont si possible réalisées simultanément.
Pourquoi ?
La comptabilité comprend le classement des emplois de fonds par destination (missions, programmes, actions, projets) et par origine. Elle permet de suivre les éléments financiers clés de ces missions. Elle permet notamment de s’assurer de la bonne allocation des ressources disponibles aux missions couvertes par l’OBNL. Elle permet également d’en
suivre l’évolution.
Elle est destinée à analyser les produits et charges des différentes actions engagées dans le cadre des programmes. Cette individualisation des missions répond aux règles de finesse de la B.P. 60. Le C.R.O.D. et le C.E.R sont obligatoires pour les organismes faisant appel à la générosité publique.
La comptabilité multi axiale est un préalable à la mise en place d’un contrôle de gestion analytique au niveau des programmes et de leur déclinaison en actions ou en projets.
Comment ?
L’entité organise les enregistrements comptables à la fois en comptabilité analytique par missions, programmes, actions ou projets et en comptabilité générale.
A noter que les entités utilisent aujourd’hui des logiciels qui permettent souvent (mais pas toujours) de réaliser l’imputation analytique simultanément. Cependant et en particulier dans le cas d’organismes démultipliés en de nombreux établissements, cellules locales…,disposant d’une certaine autonomie financière (compte bancaire dédié par exemple), on sera attentif à la procédure d’enregistrement comptable (centralisée ou non) en s’assurant de la complétude, de la cohérence, et de la traçabilité des informations saisies dans la base de données comptable.
Les imputations (analytiques et générales) sont réalisées simultanément chaque fois que possible. A défaut et en particulier pour les organisations décentralisées, le processus de traitement de l’information est questionné.
La justification / documentation des écritures a posteriori et en particulier en fin d’année est requise.
Les clés de répartition utilisées pour les coûts indirects sont formalisées et justifiées. Elles sont – si possible – assises sur la volumétrie d’inducteurs de coûts convenablement choisis (par exemple, nombre de personnes, de rendez-vous, de m2, de km parcourus, de postes de travail etc…).
Critères qualitatifs ?
Le plan de comptes est disponible et correspond aux missions et projets principaux. Le processus d’enregistrement comptable et de contrôle permet de s’assurer de la complétude et de la traçabilité des enregistrements.
Description d'un schéma expliquant l’imputation des ressources et des emplois de fonds pour analyser les coûts des actions.
Ce schéma montre deux éléments principaux, les ressources et les emplois de fonds, reliés à des missions sociales et à une logique d’origine ou destination.
Il indique que les ressources sont affectées aux missions dès la comptabilisation, tandis que les emplois de fonds sont classés selon leur utilisation.
L’ensemble met en avant la continuité (imputation dès la comptabilisation) (B.P. 65) et la précision (analyse du coût des différentes actions engagées) (B.P. 66) nécessaires pour analyser le coût réel des actions engagées.