Bonnes pratiques 13, 14 et 17
OBJECTIF : DES ORGANES DE GOUVERNANCE AU FONCTIONNEMENT EFFECTIF
G2.4 #13 à 18 Un organe délibérant qui approuve et contrôle
- B.P. 13 : Les statuts limitent le cumul des procurations.
- B.P. 14 : Le secrétariat des réunions de l’organe délibérant est assuré formellement.
- B.P. 17 : Les rapports (y du Commissaire aux Comptes), comptes et projets des résolutions (dont nouveaux administrateurs) sont diffusés au moins 15 jours en amont de la réunion de l’organe délibérant.
Pourquoi ?
L’objectif est d’obtenir une participation réelle et effective des adhérents ou des administrateurs pour une prise de décision efficace par l’organe délibérant.
Comment ?
- B.P. 13 - Dans les statuts, pertinence de cette limitation du cumul des mandats par rapport au nombre total de membres au sein de l’Organe Délibérant (point d’attention sur une gouvernance très/trop centralisée).
- B.P. 14 – Un ordre du jour formalisé – des minutes rédigées – des actions suivies.
- B.P. 17 – Process de diffusion des documents et rapports formalisé et respecté.
Critères qualitatifs ?
- Cumul des procurations formellement limité,
- Un secrétariat assuré et formalisé via des agendas et PV.
Questions / Commentaires
Points d’attention :
- Des procurations allouées de manière trop centralisée peuvent traduire un manque de contribution et de participation effective ou une concentration excessive des décisions.
- Une gestion des réunions manquant de rigueur ne permet pas de tracer les décisions.
- Un envoi des documents et des rapports (rapport moral et d'activité, rapport financier, rapport du CAC sur les comptes annuels, rapport spécial du CAC sur les conventions réglementées) réalisé avec un délai suffisant pour en prendre connaissance en amont des réunions contribue à assurer la qualité de la prise de décision par un organe délibérant bien informé. Le but étant que l’organe délibérant soit en mesure d’approuver, amender ou rejeter, et contrôler. La mention de la diffusion en amont « 15 jours a minima » a pour objectif de fournir un repère principal pour le bon fonctionnement de l’Organe Collégial d’Administration (OCA). Il peut être plus contraint en fonction de l’organisation (succession de différents comités qui préparent le travail de l’OCA).
Description du schéma des bonnes pratiques à avoir pour une participation active
Ce visuel présente les conditions favorisant une participation active au sein de la gouvernance, regroupant 5 parties :
- Cumul des procurations (B.P. 13) - Présenté dans cette page
- Secrétariat assuré (B.P. 14) - Présenté dans cette page
- Quorum statutaire (B.P. 15) - Présenté dans cette page
- Vote à distance (B.P. 16)
- Diffusion des rapports (B.P. 17) - Présenté dans cette page
On notera que ces dispositions ont leur place, dans les statuts tout d’abord (qui donnent les principes) et dans le Règlement Intérieur pour la déclinaison opérationnelle car elles traitent du fonctionnement courant des instances de gouvernance.