Bonne pratique 79
OBJECTIF : UN SYSTÈME COMPLET DE PILOTAGE
P&E1.4 #79 & 80 Comparaison interne et externe
Comparaison Interne : L'entité dispose de tableaux comparatifs d’efficacité et d’efficience, en particulier pour les projets d’importance significative. Elle les utilise pour diagnostiquer et favoriser les bonnes pratiques comme pour identifier les contre-performances et les réduire.
Pourquoi ?
Le périmètre couvert ici concerne l’ensemble des activités de l’OBNL (le sujet particulier des projets sera en général couvert dans la B.P. 78). L’objectif ici est de compléter et enrichir la démarche d’amélioration continue en capitalisant sur l’expérience interne et :
- reproduire les bonnes pratiques, s’en inspirer en les adaptant ;
- réduire/cesser les processus inefficaces.
Les comparaisons internes reposent sur le dynamisme de l'organisation et des données factuelles. L'organisation est donc maître du jeu et peut s'intéresser valablement à ses succès et ses contre-performances.
Comment ?
L’OBNL dispose de tableaux comparatifs entre ses différents centres qui exercent des activités comparables et pour les projets.
Un bilan est fait pour chacune des activités / des programmes : les dysfonctionnements sont expliqués et résolus, les bonnes pratiques sont mises en évidence et favorisées dans les autres projets et dans les projets futurs.
Une comparaison permet de tirer les leçons des succès et contre-performances.
Critères qualitatifs ?
Bilans des activités/des programmes / des projets disponibles et présentés de manière cohérente permettant une comparabilité. Une mise en « parallèle » de situations comparables (projets ou activités similaires développées sur plusieurs sites) permet de dégager des bonnes pratiques.
Revue des bilans et comparaisons effectivement réalisés et discutés dans une instance dédiée.
Questions / Commentaires
On pourra utiliser d’autres critères de comparaison (impact etc. si cela fait du sens et les données sont disponibles).
Description du schéma Étapes de gestion
- Avant
- Évaluation des besoins
- Consultation des parties prenantes
- Choix des projets - Fiches projet
- Objectifs / Résultats attendus
- Choix des partenaires
- Organisation / Moyens / Équipe / Responsable
- Budget prévisionnel / Outils de suivi / Gestion / Chronogramme
- Pendant
- Définition de la mise en œuvre
- Mise en place des moyens
- Exécution du projet
- Saisie des data
- Indicateurs impact
- Tableaux de suivi
- Reporting
- Communication
- Après
- Alimentation des tableaux de bord de suivi
- Enquêtes de terrain
- Clôture du projet / Bilan
- Évaluation / Impact
- Communication
- Capitalisation / Boucle retour / Amélioration continue
La phase "Après" permet de recueillir le retour d'expérience (B.P. 77) :
- Cohérence avec la mission de l'organisme
- Pertinence par rapport aux enjeux identifiés
- Efficience : Utilisation optimale des moyens financiers et humains
- Efficacité : Atteinte des objectifs fixés
- Impact : Effet recherché sur la cible
Le retour d'expérience (REX) concerne l'amélioration continue (B.P. 78), les comparaisons internes (B.P. 79) et les comparaisons externes (B.P. 80).