Bonne pratique 21

Les frais des dirigeants élus et non élus sont encadrés et ne sont pas l’occasion de rémunérations indirectes :

Ils sont appuyés de pièces justificatives et sont soumis à une procédure,
Cette procédure, qui écarte notamment les dépenses somptuaires et celles hors de activité sociale, est placée sous le contrôle du comité spécialisé chargé de vérifier la réalité du contrôle interne.

Pourquoi ?

Prévenir / éviter / réduire les risques de conflits d’intérêt / de fraude / de corruption.
Respecter le caractère non-lucratif de l’organisme et la loi de 1901.

Les frais des dirigeants sont régis par le Règlement intérieur et/ou une procédure interne qui encadrent les frais des dirigeants et écarte les dépenses excessives (« somptuaires ») ; le comité spécialisé contrôle l’application de cette procédure. (la procédure peut être intégrée à la procédure générale d’engagement de dépenses).
Les exceptions sont validées en CA ou AG et un PV de validation est formalisé.
Les notes de frais des dirigeants sont vérifiées par un tiers et supportées par des pièces justificatives (cf. dispositif de contrôle interne B.P. 9).
Le taux des frais km pour les déplacements automobiles est conforme au barème fiscal (depuis 2023, abolition du double barème entreprises/associations).

Procédure dédiée précise et modalités de validation transparentes et indépendantes, PV de validation des exceptions.
Contrôle de la procédure par le comité spécialisé indépendant.

Sur le respect du caractère non-lucratif, voir commentaires en B.P. 20.
Dans tous les cas, les indemnités (y compris les avantages en nature) restent mesurées et proportionnées aux ressources de l’association et sont retirées à la fin du mandat d’administrateur.
Les remboursements de frais et les avantages en nature sont autorisés, justifiés, non somptuaires et encadrés conformément aux règles définies dans le règlement intérieur. Ils sont contrôlés par un organe indépendant.
Les notes de frais requièrent un « ordre de mission » préalable (ou équivalent) pour pouvoir être validées (pour éviter les risques de dérive concernant les acceptations de notes de frais sans '"ordre de mission" préalable requis normalement dans la procédure).
Les procédures spécifiques aux dirigeants concernent particulièrement les cartes de paiement qui débitent le compte de l'association, les réservations de billet pour les voyages, ... et la désignation précise de qui est habilité à valider des notes de frais des dirigeants.

Gestion désintéressée (B.P. 19, B.P. 20, B.P. 21)