Bonne pratique 81
OBJECTIF : DES OUTILS DE PILOTAGE COMME AIDE À LA DÉCISION
P&E2.1 #81 & 82 Organisation d’un contrôle de gestion
L’entité utilise une méthode de pilotage pour l’ensemble de ses missions sociales, de ses ressources et de ses frais de fonctionnement et de recherche de financements en connaissance des attentes des parties prenantes.
Elle est fondée sur la fixation d’objectifs, de plan(s) d’action(s) nécessaire(s) à la réalisation des objectifs, appuyés sur des indicateurs aisément vérifiables assortis de valeurs cibles.
Les outils de pilotage de l’organe collégial d’administration s'appuient sur des objectifs, des indicateurs de mesure et des valeurs cibles.
Pourquoi ?
Le but ici est de fournir à l’OCA, au DG, et à chaque responsable d'activité, de projet ou de fonction des outils lui permettant de piloter l’entité.
Comment ?
- Définir l’organisation du pilotage (qui produit quoi, avec quoi, quand).
- Définir des objectifs “S.M.A.R.T” (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis.
- Définir les indicateurs clés utilisés pour suivre ses activités/ses programmes/ ses projets (définition, source, collecte, alimentation, mise à jour): Les outils de pilotage sont constitués d'objectifs, d'indicateurs non financiers et financiers (cf. B.P. 86 à 88) , de prévisions (plan d'actions et budgets financiers), de comparaisons avec la période précédente, le plan d'action ou le budget financier, de prévisions en cours d'année tout cela réunis dans des tableaux de bord. Ces indicateurs sont regroupés dans des tableaux de bord de suivi (cf. B.P. 83 à 85).
Critères qualitatifs ?
Une organisation du pilotage existe (avec le cas échéant soit un comité de pilotage soit une délégation du pilotage au bureau).
Des outils de pilotage sont effectivement produits et fournis à la DG et à l’OCA périodiquement. Revue des TDB en séance et prise de décision le cas échéant.
Questions / Commentaires
Les Bonnes pratiques s’articulent de manière logique:
- La B.P. 81 couvre l’organisation et le processus du pilotage,
- Les B.P. 83 à 85 concernent l’établissement des TDB,
- Les B.P. 86 à 88 sont sur les indicateurs et leur qualité,
de plus la B.P. 82 fournit des précisions sur la valeur d’effet de levier de la CVN (contribution volontaire en nature) et sa prise en compte nécessaire dans le pilotage.
Description du schéma Pilotage
OCA Direction : S'armer pour prendre les bonnes décisions
- Les objectifs à atteindre sont déterminés par la Direction et validés avec l'OCA
- Les outils de pilotage s'appuient sur des indicateurs aisément vérifiables assortis de valeurs cibles : des indicateurs (quantitatifs et qualitatifs), une dynamique et des ratios.
Quatre axes principaux :
- Ce que je pilote
- Comment je pilote
- Organisation du pilotage de l'entité (B.P. 81, étape actuelle)
- Mes outils de pilotage : tableaux de bord
- Alimentation de mes outils de pilotage
FOCUS : OUTILS DE PILOTAGE (1/2)
Méthodologie :
- Identifier les domaines d’activités clés à suivre ;
- Déterminer les objectifs et plans d’action pour lesquels une évaluation des moyens à mettre / mis en oeuvre, du résultat et de l’impact est souhaitable.
Exemples de domaines à couvrir :
- types d’activité de l’association ;
- nouveau projet - nouvelle action unique ou récurrente ;
- processus de support de la structure :
- collecte de fonds
- formation
- système d'information
- richesses humaines
- communication
- développement
- conduite du changement
- RSE
- logistique
- achats
- comptabilité
- finances
- partenariat..
- projet de mise en place d’un programme d’amélioration continue au sein de la structure ou projet d’amélioration ponctuel d’un processus de la structure.
FOCUS : OUTILS DE PILOTAGE (2/2)
Exemples de types d’Indicateurs
- Temps : durée, délai, réactivité
- Volume : biens, personnes, catégories physiques et abstraites
- Valeur : coûts, dépenses, recettes, investissements, flux
- Qualitatif : satisfaction, par rapport à l’objectif poursuivi, …
- Chiffres : plan, actuel, prévisions, nouveaux engagements de résultats,
- Ratios : pédagogique, mémorisable, tactique, permet la comparaison externe…