Bonne pratique 77
OBJECTIF : UN SYSTÈME COMPLET DE PILOTAGE
P&E1.3 #76 à 78 Méthode de gestion de projet
Cette méthodologie intègre l’évaluation selon les critères de Pertinence, de Cohérence, d’Efficacité, d’Efficience et d’Impact
Pourquoi ?
RAPPEL : définitions
- Pertinence : le projet répond aux objectifs et enjeux identifiés.
- Cohérence : adéquation entre le projet et l’objet de l’entité qui le porte.
- Efficacité : atteinte des objectifs initialement précisés.
- Efficience : atteinte des objectifs avec une utilisation optimale des moyens financiers et humains engagés.
- Impact : analyse à posteriori de tous les changements (souhaités ou non) générés par le projet.
La B.P. 77 définit les critères de qualité de la méthodologie de gestion de projet. L’utilisation de ces critères permet d’accompagner la prise de décision cohérente, fondée, mesurée, incluant des éléments comparables.
Pertinence et cohérence se jugent plutôt au moment du choix et/ou lancement du projet: on s’assure au préalable du lien avec le projet associatif, le plan stratégique, les autres projets, les ressources, le financement … Efficacité, efficience et impact concernent particulièrement des analyses a posteriori.
Ces objectifs ne peuvent être valablement établis que si l'organisation se nourrit des évaluations a posteriori (“REX”, “RETEX”, “boucle retour”…).
Comment ?
Pour le choix des projets majeurs à réaliser (à financer le cas échéant), évaluer les projets sur l’ensemble des critères et les comparer. Formaliser la prise de décision se basant sur ces critères.
Il sera important d’utiliser les critères, en particulier les trois premiers, dès la première phase du projet.
Critères qualitatifs ?
L’évaluation des projets est effectivement réalisée en intégrant l’ensemble des critères (en particulier pour les projets de taille significative ou d’importance stratégique).
Questions / Commentaires
À NOTER :
Le critère d'Efficience suppose que l'on soit capable de mesurer en parallèle le degré d'avancement physique et le degré d'engagement financier du projet, tout au long de la réalisation. On doit alors disposer d’un double calendrier, financier et technique, budget et réalisé.
En pratique, le plus souvent, la difficulté est d'un côté d'obtenir des financements pour les projets qui paraissent majeurs dans le cadre du plan stratégique et, de l'autre, d'éviter d'être entraînés dans les activités moins essentielles parce que des financements sont accessibles.
Ce phénomène est parfois critique pour des projets d'investissement avec des subventions seulement partielles (à 50 % ...).
Description du schéma Étapes de gestion
- Avant
- Évaluation des besoins
- Consultation des parties prenantes
- Choix des projets - Fiches projet
- Objectifs / Résultats attendus
- Choix des partenaires
- Organisation / Moyens / Équipe / Responsable
- Budget prévisionnel / Outils de suivi / Gestion / Chronogramme
- Pendant
- Définition de la mise en œuvre
- Mise en place des moyens
- Exécution du projet
- Saisie des data
- Indicateurs impact
- Tableaux de suivi
- Reporting
- Communication
- Après
- Alimentation des tableaux de bord de suivi
- Enquêtes de terrain
- Clôture du projet / Bilan
- Évaluation / Impact
- Communication
- Capitalisation / Boucle retour / Amélioration continue
La phase "Après" permet de recueillir le retour d'expérience (B.P. 77) :
- Cohérence avec la mission de l'organisme
- Pertinence par rapport aux enjeux identifiés
- Efficience : Utilisation optimale des moyens financiers et humains
- Efficacité : Atteinte des objectifs fixés
- Impact : Effet recherché sur la cible
Le retour d'expérience (REX) concerne l'amélioration continue (B.P. 78), les comparaisons internes (B.P. 79) et les comparaisons externes (B.P. 80).
Critères d’évaluation des projets à sélectionner : Exemples
- Pertinence – Exemple : Améliorer la Motivation des Bénévoles
- Cohérence – Exemple : Equipe RH de l'Assoc. + intervenant externe
- Efficacité - Exemple : Feedback des 3 team building = très satisfait
- Efficience – Exemple : En ligne avec le budget initial, une seule personne RH pour assister l'intervenant externe.
- Impact – Exemple : Etude d'opinion après 6 mois = amélioration des relations bénévoles /direction des Opérations, suggestions de mise en pouvoir formelle plutôt qu'implicite (communication interne), et mise en place d'un entretien annuel comme pour les salariés de l'association.
MODÈLE DE FICHE PROJET
Description de la Fiche Projet
Le but de la fiche projet est de suivre l'avancement, les objectifs et les résultats d'un projet. On y inscrit :
- Les informations générales (porteur, date, avancement, "météo", tendance)
- L'équipe projet (porteur, pilote, copilote, pilote opérationnel, groupe projet)
- Une synthèse
- Les objectifs et leur avancement (fait, reste à faire)
- Les points de vigilance
- Les indicateurs
- Le bilan économique
- Le planning
MODÈLE DE PLAN D’ACTION PROJET
Description du Plan d'action Projet
On indique, sous forme de colonnes :
- Les thèmes
- Les actions à mener
- Le porteur
- Le livrable
- La date de début
- La date de fin
- Le statut d'avancement
- Les commentaires