Bonne pratique 75
OBJECTIF : UN SYSTÈME COMPLET DE PILOTAGE
P&E1.2 #75 Organisation des informations
La gestion des informations et leurs outils de traitement permettent à l’entité de disposer de la bonne information nécessaire au pilotage.
Pourquoi ?
La « bonne » information est celle qui permet de comprendre l’organisme dans son être et son fonctionnement.
La gestion des informations et les données qui la composent sont la source sur laquelle l’entité s’appuie pour piloter et évaluer son activité. De ce fait, l’entité doit organiser la collecte, la conservation et la mise à jour de ces informations afin de permettre une alimentation continue et intègre des outils de gestion et de pilotage.
Cette alimentation permet également la comparabilité d’une période à l’autre.
Comment ?
- Les principaux indicateurs des trois niveaux, stratégique, opérationnel et financier, sont définis et leur fréquence de production choisie.
- La fonction « contrôle de gestion » définit les indicateurs détaillés qui lui permettent d’exercer ses contrôles réguliers et leur production lui est directement accessible. Le système d’information (ou la collecte des informations) répond à cette exigence.
- L'activité est-elle suivie dans un progiciel intégré ? (Voir le niveau de décentralisation et les données non financières suivies).
- Cartographie des données clés utilisées pour les outils de gestion et de pilotage y compris leur date de mise à jour et l’entité (individu) responsable de la donnée.
- Alimentation à partir d’une source unique pour une même donnée.
Critères qualitatifs ?
Un document liste ces données clés et en particulier les données de gestion et de pilotage (définition, propriétaire, source, mise à jour, sauvegarde).
Il est validé (par exemple par le CODIR ou une instance responsable) disponible et remis à jour périodiquement.
Questions / Commentaires
Si, l'activité est suivie dans un progiciel intégré avec un plan de comptes et de numérotation des projets unique pour toute l'organisation, la B.P. 75 ne pose pas de réel problème à part peut-être certaines données non financières.
Description du schéma Pilotage de l'entité
Ce schéma montre la structure du contrôle de gestion divisée en plusieurs blocs :
- Le CAC et le Comité de vigilance effectuent des Contrôles Internes (B.P. 73) et la Revue de l'organisation du CdG (B.P. 74)
- D'autres contrôles externes (B.P. 73 sont effectués)
- L'OCA est aussi impliqué dans le dispositif de contrôle global
Les structures mènent au dispositif coordonné de contrôle (Plan de contrôle de gestion, B.P. 72 et Gestion des informations, B.P. 75 (étape actuelle)), le tout permettant de sécuriser le pilotage et améliorer les pratiques de gestion.
Quelles sont les qualités des informations nécessaires au pilotage ?
Ces informations sont :
- bien définies : cohérentes et validées de façon à pouvoir piloter valablement l’action de l’Organisme (par exemple l’identification des projets, les centres de coûts, …).
- fiables : suppose une bonne organisation de la remontée des informations (qui, quoi, quand, comment ?).
- disponibles grâce à des outils de traitement appropriés: fonction de la taille de l’Organisme, avec le souci de la sécurité et de l’intégrité des données (archivage, RGPD,…).