Bonne pratique 3

OBJECTIF : DES FONDAMENTAUX ASSOCIATIFS CLAIREMENT DÉFINIS ET SUIVIS
G1.1 #1.2.3 Un projet associatif clair et cohérent

L’entité établit une cartographie de ses parties prenantes internes et externes (bénévoles, personnes en mécénat de compétences, salariés, adhérents, donateurs et prospects, bénéficiaires, financeurs, …) , en veillant à la protection des données à caractère personnel conformément à la réglementation en vigueur.

Pourquoi ?

RAPPEL :

Une partie prenante est un acteur avec lequel l’entité se trouve en relation régulière, délibérément ou de facto, directement ou indirectement. La relation se décrit ensuite en termes de pouvoir sur l’entité et d’intérêts.
La cartographie des Parties Prenantes permet :

  • de lister les rôles et influences des différents acteurs présents autour de l’écosystème de l’Organisme,
  • de décrire leur pouvoir d’influence (pouvoir, urgence/patience, légitimité..) et,
  • de formaliser et prioriser les actions auprès de ces dernières. (stratégies selon le potentiel d’opportunités / menaces / collaborations...).

Cette cartographie est nécessaire pour la construction de la cartographie des risques et pour la construction du plan stratégique.

Intérêt de la démarche pour l’organisme :

  • prendre en compte les attentes de PP dans ses orientations stratégiques,
  • intégrer les risques soulevés dans sa cartographie des risques et le dispositif de contrôle interne,
  • affiner la politique de communication et les vecteurs utilisés,
  • vérifier que les données collectées auprès des PP restent conformes aux exigences de protection des données (RGPD),
  • intégrer les attentes sociétales dans sa démarche RSE.

Comment ?

La Cartographie des parties prenantes est fondée sur des entretiens avec les parties concernées et dans l'ensemble via un travail de terrain. Elle identifie les acteurs (parties prenantes) c’est-à-dire tous les groupes de personnes et toutes les entités liées de près ou de loin à l’action de l’entité : internes/ externes (y les partenaires mais aussi y la nature !).

La cartographie :

  • Les identifie,
  • Les qualifie en termes de pouvoir et d’intérêt,
  • Les analyse : facilitateurs/opposants, influence positive/négative, partisans, points clés de motivation,
  • Identifie/ met en place les plans d’actions: génériques ou détaillés – dans un but d’engager, de satisfaire, d’informer, de veiller / surveiller,
  • Identifie les responsables de ces actions et les dates de mise en place des actions prioritaires,
  • Une synthèse des principaux chantiers (couvrant les axes d’actions majeures est élaborée pour en assurer le suivi rapproché). Elle est revue périodiquement et si possible annuellement.

Critères qualitatifs ?

La cartographie des parties prenantes :

  • son élaboration est participative,
  • fait l’objet d’une présentation et d’une validation par l’Organe Collégial d’Administration (OCA),
  • un suivi des actions est formalisé,
  • ses actions sont suivies périodiquement par l’OCA.

Questions / Commentaires

Analyse de la cartographie des PP - quelques exemples de questions à se poser :

  • Y a-t-il des PP ayant des intérêts qui s’opposent ?
  • Quelles les PP qui facilitent l’action de l’entité ?
  • Peut-on réduire l’influence négative d’un acteur clé qui s’oppose à l’action de l’OBNL ?
  • Comment s’assurer que la mission sociale est défendue par un nombre suffisant de partisans ?
  • Quels sont les points clés pour maintenir le niveau d’intérêt ou de pouvoir de certaines PP ?
  • Notre utilité sociale est elle suffisamment visible ?
  • Notre responsabilité par rapport à nos PP internes et externes est-elle suffisamment affirmée ?

Comment traiter la RGPD dans la cartographie des parties prenantes ?

La protection des données personnelles est une obligation réglementaire.

A l’occasion de l’élaboration de la cartographie des parties prenantes, le guide invite les organismes à vérifier pour chaque partie prenante, quelles sont les données personnelles collectées et à vérifier si les traitements réalisés sont conformes à la réglementation.

C’est aussi le moment de mettre en place ou mettre à jour le registre de traitement des données obligatoire pour tous les organismes de plus de 250 employés.

Pour rappel: on veillera à proscrire toute collecte d’information qui pourrait être assimilable à un “fichage”. 

Qui sont les Parties Prenantes ?

5 GRANDES CATÉGORIES :

  • internes à l’organisme : dirigeants, administrateurs, membres/adhérents, salariés, bénévoles, volontaires, syndicats, personnes concernées (Bénéficiaires, usagers…)…
  • externes à l’organisme - économiques : partenaires, financeurs, usagers, concurrents, donateurs, prospects, banques, fournisseurs…
  • externes à l’organisme - politico-légales : pouvoirs publics, autorité de régulation, collectivités locales, groupes politiques, tutelle(s)…
  • externes à l’organisme - sociétales : citoyens, ONG, lobbyistes, médias, territoires, membres/adhérents, personnes concernées (bénéficiaires, usagers..)
  • externes à l’organisme - environnementales : la nature, le climat, la biodiversité, l’humain, l’économies circulaire, la faune, la flore l’environnement, la biodiversité

Types de Pouvoir - Types d’Intérêt

POUVOIR :

Capacité des individus ou des groupes à persuader, inciter ou forcer les autres à modifier leur comportement :

  • Contribution aux ressources financières ou stratégiques (Ex: tutelles, partenaires financiers)
  • Implication dans le déploiement de la stratégie (Ex : partenaire de terrain, ressources humaines)
  • Possession de savoirs et de compétences (Ex : sous-traitants, consultants)
  • Par l’intermédiaire de liens internes (Ex: influences officieuses)

Pour évaluer le pouvoir: s’interroger sur les conséquences si ses attentes ne sont pas satisfaites
➔ On pourra évaluer la réalité du pouvoir de la partie prenante en se posant la question des conséquences de son retrait si ses attentes ne sont pas satisfaites.

INTÉRÊT :

Niveau d’attention porté par la partie prenante à l’action de l’organisme :

  • Les sujets particulièrement critiques pour eux
  • L’exigence d’information
  • Leur disponibilité pour s’impliquer dans à la cause de l’organisme
  • Leur perception de notre engagement à leur
  • égard

➔ On pourra évaluer l’intérêt de la partie prenante en combinant 3 questions :

  1. Quels sont les points d’attention particuliers que cette Partie Prenante porte sur l’organisme ?
  2. La partie prenante a-t-elle une demande forte d’informations ?
  3. La partie prenante accorde-t-elle beaucoup de temps à l’organisme ?

POUR ALLER PLUS LOIN

  • Guide des bonnes pratiques de l’ESS applicable aux entreprises de l’ESS qui demande l’identification des Parties Prenantes : Guide_bonnes_pratiques_ess.pdf (economie.gouv.fr)
  • Guide CNIL de sensibilisation au règlement général sur la protection des données (RGPD) pour accompagner les structures associatives dans leur mise en conformité : Guide de sensibilisation au RGPD pour les asso (cnil.fr)

Deux graphiques : Intensité du pouvoir et Stratégies d'action selon l’intensité du pouvoir et de l’intérêt

Description des graphiques Intensité du pouvoir et de l’intérêt et Stratégies d'action selon l’intensité du pouvoir et de l’intérêt

Les deux graphiques sont organisé en quatre quadrants autour de deux axes : pouvoir et intérêt.

  • dans le quadrant pouvoir faible, intérêt faible : peu concernée, peu influente, veiller ;
  • dans le quadrant pouvoir faible, intérêt fort : très concernée, peu influente, informer ;
  • dans le quadrant pouvoir fort, intérêt faible : peu concernée, très influente, satisfaire ;
  • dans le quadrant pouvoir fort, intérêt fort : très concernée, très influente, engager avec attention.

ILLUSTRATION : CONSTRUIRE LA GRILLE D’ANALYSE DES PARTIES PRENANTES

Grille d'analyse des parties prenantes ci-après

Description de la Grille d'analyse des parties prenantes

Le graphique présente une méthode structurée pour analyser les parties prenantes et définir des actions adaptées. Pour chacune des parties prenantes, si cela a du sens pour votre organisme, définissez votre stratégie d'acton par catégorie de partie prenante. 

Qualifier les parties prenantes 

Parties prenantes internes : Richesses humaines
Sous-famille Type de relation de la partie prenante avec l'organisme Impact si les attentes sont satisfaites Impact si les attentes ne sont pas satisfaites Niveau de pouvoir exercé sur votre organisme Action à privilégier
Salariés Contractuelle Motivation Absentéisme Fort Engager
Volontaires Contractuelle Aucun Démotivation Faible Informer
Bénévoles Morale Engagement renforcé Démotivation Faible Informer
CSE Contractuelle Aucun Aucun Fort Satisfaire

Parties prenantes externes : Partenaires
Sous-famille Type de relation de la partie prenante avec l'organisme Impact si les attentes sont satisfaites Impact si les attentes ne sont pas satisfaites Niveau de pouvoir exercé sur votre organisme Action à privilégier
Privés particuliers donateurs Confiance Augmentation des dons  Disparition Faible Informer
Privés entreprises partenaires Convention Aucun Désengagement Fort Satisfaire
Sponsors Convention Aucun Désengagement Fort Engager
Fournisseurs Contractuelle Aucun Aucun Faible Veiller

ILLUSTRATION : IMPORTANCE ET INFLUENCE DES PARTIES PRENANTES

Description de l'importance et influence des parties prenantes ci-après

Description du graphique Importance et influence des parties prenantes

L'objectif du graphique est d'illustrer la répartition des parties prenantes selon leur niveau de pouvoir et d’intérêt, avec des exemples concrets et les actions associées.

Le schéma est structuré en quatre quadrants définis par deux axes : verticalement le pouvoir (faible en bas, fort en haut) et horizontalement l’intérêt (faible à gauche, fort à droite).
Chaque quadrant contient une liste d’acteurs : en haut à gauche, des acteurs très influents mais peu concernés (comme gouvernements ou bailleurs) à satisfaire ; en haut à droite, des acteurs très influents et très concernés (équipes, conseil d’administration, grands donateurs) avec lesquels collaborer étroitement ; en bas à droite, des acteurs très concernés mais peu influents (bénévoles, bénéficiaires, membres) à informer ; en bas à gauche, des acteurs peu concernés et peu influents (grand public, fournisseurs) à surveiller.
L’ensemble montre comment adapter la stratégie de relation selon la position de chaque partie prenante, en reliant directement leur profil à une action prioritaire.