Bonne pratique 8

OBJECTIF : DES ORGANES DE GOUVERNANCE AU FONCTIONNEMENT EFFECTIF
G2.1 #7.8 Un organe collégial d’administration qui élabore et met en œuvre

Un fonctionnement effectif de l’organe collégial d’administration par :

  • une participation active des administrateurs,
  • un (ou plusieurs) comités(s) spécialisé(s) (d’administrateurs et autres parties prenantes) aux rôles et au mode de fonctionnement validés par l’organe collégial d’administration, préparent les dossiers pour éclairer les décisions,
  • un respect des critères de fréquence des réunions et d’assiduité des membres administrateurs ou dirigeants,
  • un envoi d’un dossier avant la réunion de l’organe collégial d’administration,
  • une évaluation annuelle collégiale de son fonctionnement.

Pourquoi ?

L’objectif est de s’assurer que le conseil d’administration (l’organe collégial d’administration « OCA ») remplit pleinement son rôle d’organe de décision et de contrôle.

Comment ?

  • assiduité des membres: suivi effectif des présences et du taux de présence à l’OCA.
  • participation active: les interventions des membres de l’OCA reportées dans les PV permettent d’illustrer cette participation active.
  • fonctionnement effectif de comités spécialisés, comités en charge de préparer les décisions à venir ou de traiter des sujets sensibles comme par exemple un comité financier, un comité stratégique, un comité de vigilance (comité spécialisé chargé de vérifier la réalité du Contrôle interne) un comité des nominations.
  • Implication des PP : capacité à solliciter, intégrer les besoins et attentes des PP même en leur absence.
  • délais d’envoi des dossiers OCA (en général, le bureau avec l’aide éventuelle du directeur prépare l’ordre du jour et y joint les documents nécessaires).
  • existence et modalités d’évaluation annuelle collégiale du fonctionnement de l’OCA.

Critères qualitatifs ?

  • Les comités spécialisés existent et fonctionnent (RI des comités, PV des réunions, suivi des présences).
  • Des modalités d’évaluation annuelle collégiale du CA formalisées y suivi des présences.
  • PV de l’OCA qui sont des indices forts sur la qualité de son travail. En particulier PV sur le bilan de son mode de fonctionnement (a minima annuel).

Questions / Commentaires

Point d’attention : des PV "anémiques" qui ne retracent pas l'existence de débats sont une alerte d’un OCA peu actif et/ou en quelque sorte une simple chambre d'enregistrement.

FONCTIONNEMENT EFFECTIF - B.P. 8

  • Participation active
  • Assiduité des membres
  • Un ou plusieurs comités spécialisés préparent les décisions
  • Evaluation annuelle collégiale du fonctionnement

Comment assurer la participation active de chaque administrateur: comment vous assurer que chacun est en situation d’apporter sa contribution à la décision collégiale ?

Par exemple :
Les membres sont informés en amont et aval des CA. Les CA sont organisés de façon structurée:

  • Envoi des documents avant le CA,
  • Rédaction et diffusion rapide des Comptes-Rendus avec plan d’action,
  • Contrôle de l’assiduité

Les règles de fonctionnement sont claires et partagées pour faciliter la prise de décision collégiale.

Comment mesurer l’efficacité du fonctionnement CA : comment s’assurer périodiquement que chaque membre contribue et que le collectif est satisfait ?

Par exemple :
Un bilan annuel de l’engagement de chacun est réalisé en partageant les réponses à 3 questions simples en 2 mn chacun :

  • que m’a apporté la participation au CA ?
  • qu’ai-je apporté à notre travail collectif en CA, comité ou groupe projet ?
  • suis-je prêt(e) à poursuivre une participation active ?

Un partage en collectif des résultats de l’AUTODIAG IDEAS (voir FOCUS AUTODIAG IDEAS)
Un bilan annuel des principes de fonctionnement du CA

Quels leviers pour que le CA élabore et pilote la stratégie : quelles conditions pour que les membres du CA s’engagent ?

Par exemple :
Des membres du CA qui connaissent leurs engagements: Une fiche de mission pour les administrateurs et pour les membres du bureau
Des membres du CA qui sont intégrés et informés : Un parcours d’intégration des nouveaux membres sur les fondamentaux, information continue

FOCUS : AUTODIAG IDEAS

L’Autodiag IDEAS est un outil en ligne qui permet aux organismes à but non lucratif de réaliser leur propre évaluation afin d’identifier leurs points forts et les
domaines qui nécessitent des améliorations.
En seulement 15 minutes, les utilisateurs répondent à une série de 28 questions (questions non exhaustives mais en lien avec les 90 Bonnes pratiques IDEAS) concernant l’organisation et les pratiques de leur structure en matière de gouvernance, de stratégie, de gestion des risques, de pilotage, et d’évaluation.
Les résultats de l’Autodiag, sont disponibles immédiatement. Ils sont présentés sous forme de diagrammes et fournissent une vue simplifiée du niveau de structuration de l’organisation dans ces domaines clés.
Lien d’accès à L’AUTODIAG IDEAS : Lien IDEAS | L'AUTODIAG

12 thèmes en 28 questions

  • Les fondamentaux associatifs
  • Le fonctionnement des organes de gouvernance
  • Le plan stratégique à moyen terme
  • La politique de gestion des ressources humaines
  • La gestion des donateurs, financeurs et partenaires
  • La politique de communication
  • La gestion des risques et contrôle interne
  • La comptabilité générale et organisation comptable
  • La gestion et communication financière
  • Le système de politage
  • Les outils de pilotage
  • L'évaluation

Témoins engagés IDEAS - lien d’accès à la vidéo de présentation : Comment dynamiser votre CA

FOCUS : COMMENT DYNAMISER VOTRE CA

Pourquoi utiliser l’Autodiag ?

Un outil pour faire un bilan

En 28 questions, l’Autodiag fait le bilan à 360° des pratiques d’un organisme à but non lucratif. Que vous soyez bénévole, salarié, directeur, administrateur… chaque acteur de l’association peut faire l’Autodiag, individuellement.

En quelques minutes vous :

  • évaluez les pratiques de l’organisme en gouvernance, en finance et en évaluation
  • découvrez les pratiques reconnues comme essentielles (extraites du Guide IDEAS)
  • téléchargez et visualisez le résultat de cette autoévaluation
  • accédez à de nombreuses ressources proposées par les acteurs clés du secteur.

Un outil collectif pour mieux définir ses priorités

Télécharger le résultat de l’Autodiag et le partager avec d’autres personnes engagées dans l’organisme, vous permet :

  • d’organiser les échanges de points de vue,
  • de vous accorder sur une analyse partagée,
  • et, enfin, de définir un plan d’action pour améliorer l’organisation et les missions.

Lors d’une réunion du Conseil d’administration, ou d’un séminaire administrateurs/ salariés, par exemple, le partage des résultats de l’Autodiag réalisé par chaque membre facilite et nourrit la dynamique collective.

Pour un réseau, une fédération, une fondation abritante : un outil de partage des expériences et de montée en compétences

Proposé par la tête de réseau, l’autodiagnostic se révèle un bon outil d’animation pour :

  • nourrir le dialogue entre les membres du réseau,
  • faciliter la montée en compétences par le partage des expériences.

Au sein d’un réseau, d’une fédération, ou d’une fondation abritante, l’Autodiag c’est :

  • un outil pédagogique pour créer et animer une dynamique collective,
  • un outil d’apprentissage par les pairs.