Bonne pratique 76
OBJECTIF : UN SYSTÈME COMPLET DE PILOTAGE
P&E1.3 #76 à 78 Méthode de gestion de projet
La méthodologie de gestion de projet est utilisée, avant (phase de choix), pendant (pilotage et suivi) et après (évaluation réalisée) la réalisation de chaque projet.
Pourquoi ?
RAPPEL :
Un Projet est par définition :
- une opération limitée dans le temps : un début (le lancement), une réalisation, une fin (le bilan) ;
- une opération à risques puisque génératrice de changements.
Il suppose :
- une recherche d'atteinte des objectifs ;
- un résultat mesurable in fine (efficacité/efficience) ;
- un pilotage marqué par des jalons, des livrables, des responsables.
On a 2 types de projets :
- des projets inhérents à l’entité (par exemple : la recherche d’un partenaire, le développement d’une activité formation) ;
- des projets extérieurs à l’entité mais qui font partie de sa mission, de son activité : (par exemple, le financement et la création d’un centre d’accueil en France ou à l’étranger, des chantiers ou missions spécifiques qui peuvent être faits en direct ou en soustraitance /co-traitance).
La démarche de suivi de projet est nécessaire sur les projets significatifs afin d’avoir une approche cohérente et des modalités de décision, de suivi et d’évaluation cohérentes et
comparables.
Comment ?
En fonction de la dimension des projets et des ressources disponibles, on adapte la méthodologie aux besoins, aux enjeux.
Une procédure décrit la méthodologie qui précise :
- ce qui est fait au lancement, pendant le suivi des actions du projet, et en fin de projet ;
- les critères de sélection des projets ;
- les éléments de mesure d’atteinte des résultats.
Les projets sont suivis et évalués. Un retour d’expérience est fait à la fin du projet ou en cas d’arrêt du projet.
Critères qualitatifs ?
En fonction des enjeux et ressources sur les projets majeurs :
- Méthodologie formalisée, disponible, validée, à jour ;
- Méthodologie suivie (présence de fiches projet pour les projets majeurs a minima. Suivi périodique en comité dédié).
Questions / Commentaires
RAPPEL :
Une action n’est pas un projet : n’ utiliser une méthode de projet que lorsque nécessaire. Certaines méthodologies de gestion de projet utilisées par les OBNL sont déjà formalisées (exemple méthode OKR). Elles peuvent répondre à cette Bonne Pratique.
FOCUS : Méthode de Gestion de Projet
Description du schéma Étapes de gestion
- Avant
- Évaluation des besoins
- Consultation des parties prenantes
- Choix des projets - Fiches projet
- Objectifs / Résultats attendus
- Choix des partenaires
- Organisation / Moyens / Équipe / Responsable
- Budget prévisionnel / Outils de suivi / Gestion / Chronogramme
- Pendant
- Définition de la mise en œuvre
- Mise en place des moyens
- Exécution du projet
- Saisie des data
- Indicateurs impact
- Tableaux de suivi
- Reporting
- Communication
- Après
- Alimentation des tableaux de bord de suivi
- Enquêtes de terrain
- Clôture du projet / Bilan
- Évaluation / Impact
- Communication
- Capitalisation / Boucle retour / Amélioration continue
La phase "Après" permet de recueillir le retour d'expérience (B.P. 77) :
- Cohérence avec la mission de l'organisme
- Pertinence par rapport aux enjeux identifiés
- Efficience : Utilisation optimale des moyens financiers et humains
- Efficacité : Atteinte des objectifs fixés
- Impact : Effet recherché sur la cible
Le retour d'expérience (REX) concerne l'amélioration continue (B.P. 78), les comparaisons internes (B.P. 79) et les comparaisons externes (B.P. 80).
Exemples d’Indicateurs clés de pilotage de projet :
- Planification : réalisation des étapes vs prévisions initiales – nouvelle perspective recalculée
- Coûts : dépenses du budget alloué vs prévisions initiales
- Risques : traitement des risques vs cartographie initiale
- Relations Humaines : Climat de l’équipe Projet; Niveau de satisfaction du bénéficiaire du livrable, Qualité des relations fournisseurs, Dynamique des relations avec les Parties prenantes vs cartographie initiale.