Bonne pratique 10

OBJECTIF : DES ORGANES DE GOUVERNANCE AU FONCTIONNEMENT EFFECTIF
G2.2 #9.10 Un dispositif de contrôle interne structuré

L’organe collégial d’administration nomme un Comité spécialisé chargé de vérifier la réalité du contrôle interne. Il rapporte à l’organe collégial d’administration et comprend au moins une personne qualifiée indépendante de l’entité. Les salariés et le Président n’en font pas partie.

Pourquoi ?

Le comité spécialisé chargé de vérifier la réalité du contrôle interne est une émanation de l’Organe Collégial d’Administration (OCA) auquel il rend compte de la mission qui lui est confiée. La dénomination « Comité de vigilance » est le nom en usage dans la documentation IDEAS par souci de simplicité. Les organismes choisissent le nom qui leur convient.

RAPPEL : Le comité de vigilance donne une assurance raisonnable à l’OCA :

  • de l’effectivité du système de contrôle interne. Il s’assure que les activités sont menées dans le respect :
    • des lois et de la réglementation
    • des textes de référence de l’association tels que le projet associatif (notamment vision, missions, valeurs), la charte éthique/déontologique, les statuts, le plan stratégique, le règlement intérieur, et les procédures.
  • de l’effectivité de la gestion des risques : les risques sont identifiés, évalués et globalement maîtrisés. Ils sont priorisés et font l’objet d’un traitement proportionné à leur niveau de criticité.
  • de la qualité et de la fiabilité de l’information financière.

Le comité de vigilance :

  • accompagne l’OCA dans son rôle de contrôle des actions menées au sein de l’organisme et dont ce dernier a la responsabilité finale,
  • est facteur de confiance des parties prenantes vis-à-vis de la gouvernance de
  • l’organisme,
  • émet des commentaires le cas échéant sur les textes fondamentaux de l’organisme,
  • est vecteur d’amélioration continue,
  • s’attache à analyser les raisons des dysfonctionnements constatés et peut préconiser ou suivre des mesures ou actions appropriées.

Comment ?

  • Le Comité spécialisé est destinataire de tous les rapports d’audits ou d’inspections internes et externes réalisés (y les recommandations du CAC (B.P. 12) et/ou de l’IGA par exemple); il est tenu régulièrement informé de l’avancement des actions répondant aux recommandations de ces audits; il est destinataire des évaluations de risques (cartographie, …).
  • Le comité de vigilance établit chaque année son plan de travail annuel qu’il présente à l’OCA.
  • Il se réunit idéalement au moins 3 fois par an (et aussi souvent que de besoin pour accomplir sa mission). Ses membres organisent les travaux à effectuer en dehors des réunions formelles.
  • Il rend compte annuellement de la réalisation de son plan de travail et autres investigations de l’année à l’OCA.
  • Le cas échéant, il formule des recommandations à l’OCA et si nécessaire, suit les recommandations antérieures.

Critères qualitatifs ?

L’OCA a nommé/validé le comité et celui-ci fonctionne :

  • fiche de mission et membres validés par l’OCA,
  • Support du rapport annuel du comité à l’OCA,
  • minutes du / des PV des comités .

Questions / Commentaires

Le comité de vigilance est le « gardien des 90 bonnes pratiques du Guide IDEAS ». Il porte une attention particulière à l’effectivité de leur mise en oeuvre dans la durée, dans une démarche pragmatique et proportionnée.

LA MISSION DU COMITÉ SPECIALISÉ CHARGÉ DE VÉRIFIER LA RÉALITÉ DU CONTRÔLE INTERNE

Vérifier la réalité du contrôle interne :

  • Un dispositif de contrôle interne défini (B.P. 9)
  • Mise en oeuvre du dispositif de contrôle interne (B.P. 10).
  • Suivi de la prise en compte des recommandations du CAC (B.P. 12)
  • Respect des procédures dont celle relative aux frais (B.P. 21) et à la rémunération des dirigeants (B.P. 26)
  • Etude des comptes avec le trésorier ou le comité financier (B.P. 57)
  • Audit de l'organisation du contrôle de gestion (B.P. 74)

Accompagner l’organe collégial d’administration :

  • Conformité des activités avec le projet associatif et les principes de la charte d’éthique (B.P. 5)
  • Contrôle de la mise en oeuvre des actions de prévention et de réduction des risques (cf. cartographie des risques) (B.P. 31 & B.P. 32)
  • Suivi de la réalisation du Plan Stratégique (B.P. 28) et tableau de bord stratégique (B.P. 83)
  • Etc..

Gardien des Bonnes Pratiques du GUIDE IDEAS:

Le cas échéant, rôle spécifique lié à la mise en oeuvre du Guide IDEAS

  • Le dispositif de contrôle interne est placé sous la supervision du Comité de vigilance (Comité spécialisé en charge de vérifier la réalité du contrôle interne) qui vérifie sa bonne application et propose des ajustements en fonction de l’évolution des risques et de l’activité de l’entité.

LA COMPOSITION DU COMITÉ

Au moins 3 membres avec :

  • Au moins un membre du CA (mais pas le président)
  • Au moins une personne qualifiée externe

LE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ

  • Se réunit idéalement au moins 3 fois par an.
  • Se fait communiquer et analyse toutes les pièces qu’il souhaite vérifier.
  • Rapporte à l’organe collégial d’administration par le biais d’un compte-rendu annuel.
  • Recueille avec discrétion les alertes spontanées des salariés ou bénévoles. (le cas échéant selon l’organisation en place).