Bonne pratique 33
OBJECTIF : UNE POLITIQUE DYNAMIQUE DE GESTION DES RISQUES
G5.2 #33 Gestion de crise
L’entité élabore des scénarii de gestion de crise sur les risques majeurs auxquels elle est particulièrement exposée, et qui le nécessitent. Ils incluent si nécessaire un volet « communication de crise ».
Pourquoi ?
Des scenarii de gestion de crise préparés permettront de réagir rapidement en cas de survenance d’un risque jugé critique ( catastrophes naturelles, acte de corruption, détournement de fonds, acte de cybercriminalité ...).
Comment ?
Toute personne qui se trouve confrontée à un problème spécifique "de crise" doit savoir ce qu'elle doit faire /qui contacter (numéro d'appel dédié ou autre). Une communication interne est recommandée sur ce sujet (comme les consignes en cas d'incendie).
Concernant la communication externe, on pourra envisager de définir à l’avance qui est en charge de celle-ci.
Envisager d’élaborer des fiches repères sur la conduite à tenir en cas d’incident grave affectant les activités principales de l’association et les personnes concernées (il ne s’agit pas d’élaborer des fiches sur tout type de risque ou incident). Ces fiches peuvent permettre de former les collaborateurs et de faciliter la prise en charge de l’incident.
Rédaction d’une procédure d’escalade (unique pour tous les types d’incidents) qui permet d’organiser les rôles et responsabilités en cas de survenance de crise.
Prévoir les moyens pour « gérer la crise » lorsqu’elle survient: étudier la mise en place d’une Cellule de Crise (qui gère, qui parle...).
Critères qualitatifs ?
- Différents scénarios de crises pouvant survenir sont formalisés (les principaux a minima).
- Procédure formalisée décrivant le processus à mettre en oeuvre en cas de crise déclarée.
- Listes de diffusion à jour et envoi annuel de la procédure.
- Exercice de gestion de crise réalisé.
Questions / Commentaires
Les sujets de Plan de Continuité d’Activité pourront être couverts dans le cadre de la revue de cette bonne pratique.
Un exercice de simulation de gestion de crise peut être très utilement être organisé avec les principaux responsables (y des membres du CA) sur des situations pouvant survenir sur toutes les OBNL (par exemple absence d’une personne clé, attaque des réseaux sociaux sur la réputation de l’OBNL…) ou sur un scénario de risque spécifique.
Précisions sur la communication de crise et la gestion opérationnelle de crise
La communication de crise n’est pas la gestion opérationnelle de la crise. La communication de crise fait partie de la gestion de crise mais n’est donc pas toujours obligatoire (elle peut être prise en charge par un organe externe couvrant l’ensemble de la crise par exemple, prise en charge par les pouvoirs publics) alors que la gestion de la crise est requise.
Pour autant Il semble souhaitable, qu’elles soient pilotées par la même entité compte tenue des interactions, tant en interne qu’en externe. En outre, disposer d’une seule cellule de crise qui est à la fois l’étape ultime de la procédure d’escalade (si nécessaire), qui pilote la communication de crise et qui gère la crise serait à recommander.
Le terme « scénarii de gestion de crise » se réfère à la gestion globale de la crise, y du plan de continuité de l’activité qui peut être couvert dans cette bonne pratique.
Un exercice de gestion de crise ne doit il pas inclure le cadre de la communication (au moins une architecture de qui a le droit de communiquer, qui valide etc. y pour les sujets les plus techniques)? Les crises imprévisibles, par définition ne peuvent pas toutes être couvertes par une communication de crise préparée à l’avance. En revanche, une communication de crise peut utilement être préparée en avance pour des cas prévisibles (cyber-attaque par exemple). Cette communication pourra être adaptée / mise à jour selon le contexte.
FOCUS : Droit d’alerte
Ne doit–on pas également couvrir les alertes des donateurs ou des partie prenantes par un dispositif de recueil des signalements ?
La loi Sapin 2 du 9.12.2016 (renforcée par la loi Waserman du 21.03.2022) impose aux entités concernées des obligations relatives à la mise en place d’un dispositif de recueil des signalements (ou dispositif d’alerte) aux associations qui remplissent certains critères (critères de taille > 50 salariés) ou de financement public (reçoivent plus de 1,5M€ de subventions publiques).
Si elle n’est pas dans ce périmètre légal, ce dispositif n’est pas obligatoire mais il reste fortement recommandé.
Les alertes remontées sont une source d’information sur des risques, sur des dysfonctionnements potentiels ou avérés. Leur analyse et la mise en place d’actions de prévention peut permettre d’anticiper et d’éviter des risques potentiels.
Lorsque le dispositif de recueil des alertes est mis en place, les alertes remontées par les donateurs et de manière générale par les parties prenantes doivent être couvertes par un dispositif spécifique permettant d’assurer la confidentialité et l’impartialité dans leur analyse et leur traitement et dans des délais restreints.
Le comité de vigilance (ou le cas échéant le comité d’éthique lorsqu’il existe) peut être en charge de ce dispositif.