Bonnes pratiques 57 et 58

OBJECTIF : UNE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE RÉGULIÈRE, SINCÈRE ET CONTRIBUANTÀ DONNER UNE IMAGE FIDÈLE
F1.3 #57 Arrêté des comptes par l’organe habilité
F1.4 #58 Approbation des comptes par l’organe délibérant

B.P. 57 : L’organe collégial d’administration ou l’organe habilité, si prévu dans les statuts ou le règlement intérieur, procède à l’arrêté des comptes annuels après présentation détaillée par le trésorier et les comités spécialisés (financier et comité chargé de vérifier la réalité du contrôle interne). Il mesure les enjeux. Il est attentif aux remarques éventuelles du commissaire aux comptes.

B.P. 58 : La présentation des comptes à l’organe délibérant se fait avec un souci de pédagogie ; les enjeux financiers sont soulignés.

Pourquoi ?

Les comptes doivent être arrêtés par l’organe habilité (OCA en fonction des statuts) avant d’être certifiés par le commissaire aux comptes, puis approuvés par l’Assemblée Générale (association) ou le Conseil d’Administration (fondation) selon le cas (en fonction des statuts).
Il est important de s’assurer que les remarques du CAC sont prises en comptes (cf. B.P. 12).

Comment ?

Il existe un rapport du Trésorier et du comité chargé de vérifier la réalité du contrôle interne permettant à l’organe habilité d’apprécier l’arrêté des comptes. Un procès-verbal matérialise ces échanges et la décision d’arrêté. La présentation des comptes doit s’effectuer avec pédagogie, en mettant en évidence les éléments clés de compréhension des événements significatifs de l’exercice impactant le résultat de l’exercice et la situation patrimoniale. Une réunion de l’OCA est prévue pour l’arrêté des comptes qui sont présentés par le trésorier (ou le comité financier le cas échéant). Le rapport financier et le rapport d’activité font l’objet d’une résolution par l’organe délibérant (AG ou CA selon les statuts) pour approbation.

Critères qualitatifs ?

  • Statuts et RI précisant les rôles et responsabilités dans le processus d’approbation des comptes (établissement, arrêté, certification, approbation).
  • Qualité des documents présentés et clarté du procès-verbal retraçant les échanges et décisions des organes habilités: Supports et PV de l’OCA ou l’organe habilité ayant abordé la présentation des comptes. Les supports de présentation des comptes annuels et du rapport financiers sont clairs et compréhensibles et abordent notamment les points délicats des états financiers (par exemple trésorerie en difficulté).

Questions / Commentaires

À NOTER : En ce qui concerne les fondations ou les fonds de dotation, l’organe délibérant qui approuve les comptes annuels qui lui sont soumis chaque année est le conseil d’administration. Certains statuts ou règlement intérieur précisent que les comptes sont «présentés» ou «soumis» par le président ou le trésorier à l’approbation du conseil d’administration. Dans ce cas, on peut considérer que ceux-ci sont « arrêtés » par une seule personne. D’autres statuts ou RI organisent, «l’examen ou l’arrêté» des comptes et en confient la charge à un bureau, un comité financier, d’audit ou portant une autre dénomination. C’est ce comité qui présente les comptes et les soumet, sous l’autorité du président, à l’approbation du conseil d’administration.