Bonne pratique 7

OBJECTIF : DES ORGANES DE GOUVERNANCE AU FONCTIONNEMENT EFFECTIF
G2.1 #7.8 Un organe collégial d’administration qui élabore et met en œuvre

L’entité assure le renouvellement de ses administrateurs personnes physiques.
Elle s’organise selon les principes suivants :

  • l’appréciation ou la sollicitation des candidatures se fait sur la base des compétences diversifiées, des disponibilités, de l’adhésion aux valeurs,
  • limitation statutaire pour la durée cumulée des mandats.

Pourquoi ?

  • RAPPEL : ORGANE DÉLIBÉRANT : AG pour une association - CA pour une Fondation et un Fonds de dotation).
  • L’objectif de la BP est que l’entité organise (choix/compétences et renouvellement) son conseil d’administration pour l’accompagner au mieux (y en termes de disponibilité de ses membres).

Comment ?

  • Les modalités de renouvellement sont formalisées. Dans certains cas, on pourra avoir un comité des nominations prévu dans les statuts dont la vocation est de s’assurer de recherche des candidats et d’apprécier l’opportunité de leur candidature. Des grilles de notation peuvent être mises en place.
  • La durée d’un mandat et son caractère renouvelable sont précisés en général dans les statuts ou le RI (Règlement Intérieur). Cette règle peut être transcrite en mode collectif (exemple: plus du quart des administrateurs ne peut être en fonction depuis plus de 6 ans) et non « ad hominem ».
  • Les sujets d’appréciation ou de sollicitation des candidatures sont en général couverts dans le RI.
  • Pour la recherche de nouveaux administrateurs, un processus est en place permettant l’appréciation des nouvelles candidatures par rapport au besoin de diversifier les compétences.
  • Conserver trace du processus de candidature et du choix des candidats (y des candidats non retenus).

L’entité assure le renouvellement de ses administrateurs personnes physiques.

Elle s’organise selon les principes suivants :

  • l’appréciation ou la sollicitation des candidatures se fait sur la base des compétences diversifiées, des disponibilités, de l’adhésion aux valeurs,
  • limitation statutaire pour la durée cumulée des mandats.

Critères qualitatifs ?

  • Processus formalisé de revue des candidatures et validation en CA.
  • un tableau de suivi des entrées/sorties sur plusieurs années permet de vérifier réellement et facilement la réalité du renouvellement et la diversité des compétences.

Questions / Commentaires

Comment vérifier le respect du renouvellement des administrateurs ?

  • Idéalement le renouvellement des administrateurs doit être prévu dans les statuts avec une limitation de la durée cumulée des mandats et potentiellement une limite d'âge.
  • En l’absence d’indication dans les statuts ou dans le règlement intérieur, l’organisme doit au minimum être en capacité de fournir un tableau de suivi des entrées/sorties des administrateurs, permettant de vérifier la réalité du renouvellement de l’Organe Collégial d’Administration.

Quelle composition du CA : Comment éviter l’entre-soi, assurer le renouvellement, représenter toutes les parties prenantes ?

Par exemple :

  • Diversité du CA :
    - Par le genre, l’âge, la nationalité, en activité ou retraité,
    - Certains membres d’abord bénévoles dans les activités opérationnelles de l’association, d’autres sollicités pour leurs compétences techniques,
    - Représentation de la majorité de vos parties prenantes de l’organisme,
    La recherche de nouveaux administrateurs est l’affaire de tous, y des salariés.
  • Evitement de l’entre-soi :
    - Présentation et approbation des nouveaux membres en CA (comité nomination possible) et élection en AG,
    - Turnover assuré par limitation des mandats.

RENOUVELLEMENT DES ADMINISTRATEURS - B.P. 7

  • Limitation de la durée cumulée des mandats
  • Sollicitation des candidatures par souci de répondre aux besoins de l’organisme (compétences, disponibilité, …)

Un tableau commun pourra être réalisé pour faciliter la collecte des informations auprès des membres du CA sur base des 3 exemples ci-dessous (et permettant de répondre à plusieurs bonnes pratiques.

Exemple de tableau B.P. 7

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 Nom Prénom Nationalité Date de naissance Fonction au sein de l'OBNL Profession / Entreprise Membre CA Date d'entrée au CA Date de renouvellement (prochain) Nombre de renouvellement cumulé à date Commentaire
1 XXXXX XXXXX XXXXX YY/WW/ZZZZ XXXXX XXXXX Oui / Non YY/WW/ZZZZ ou N:A YY/WW/ZZZZ ou N:A #renouvellement ancienneté X ans
fondateur ...
Exemple de tableau B.P. 19
# Nom Prénom Nationalité Date de naissance Fonction au sein de l'OBNL Professione / Entreprise Membre CA Rémunération par l'OBNL Commentaire
1 XXXXX XXXXX XXXXX YY/WW/ZZZZ XXXXX XXXXX Oui Oui / Non ...
Exemple de tableau B.P. 22
# Nom Prénom Nationalité Date de naissance Fonction au sein de l'OBNL Profession / Entreprise Membre CA Liste des mandats externes à l'OBNL Commentaire
1 XXXXX XXXXX XXXXX YY/WW/ZZZZ XXXXX XXXXX Oui   ...